Assessoria de Imprensa e a importância do relatório
Todo final de mês, você recebe da sua assessoria de imprensa um relatório com diversas notícias publicadas. Certa vez, você questiona: “um relatório não deveria ir além? Não deveria trazer mais informação para eu compartilhar com a minha equipe, a diretoria e a presidência?”.
Sim, você está certo. Um bom relatório de assessoria de imprensa não traz apenas os resultados obtidos dentro de um período de trinta dias. Ele é também um guia para os próximos meses.
No documento, deve constar uma breve introdução sobre a importância do relatório, além de uma análise das principais atividades realizadas e dos resultados alcançados, destacando a relevância deles para a empresa e para o mercado.
As atividades em andamento, como pautas, artigos, entrevistas e dicas de mercado, entre outras, também devem ser apresentadas, juntamente com os respectivos status.
Outro ponto importante é apresentar quais encontros de relacionamento foram realizados ao longo do período e quais estão programados para os próximos meses. O ideal é que o executivo faça, pelo menos, um encontro mensal com jornalistas e com influenciadores.
Mas, cuidado: a assessoria de imprensa deve fazer uma ampla análise dos veículos antes de agendar os encontros de relacionamento com os jornalistas. Informações como abrangência da publicação, perfil do leitor, temas abordados e relevância dentro do mercado devem ser sempre levadas em consideração.
No relatório, a divulgação regional precisa ser destacada, uma vez que as equipes de vendas são divididas por áreas e uma boa matéria publicada em um jornal local pode ajudar em uma venda futura.
Caso a assessoria de imprensa tenha recebido mensagens relevantes por e-mail, é recomendável que elas sejam mencionadas no relatório. Exemplo: Um candidato a uma vaga de representante comercial divulgada recentemente envia uma mensagem informando que leu uma matéria em determinado veículo e que gostaria de participar do processo seletivo. Este conteúdo precisa estar no relatório, uma vez que comprovará que a divulgação teve um amplo alcance e que importantes jornalistas e influenciadores contribuíram para a viralização da mensagem.
Todo relatório deve constar um mapeamento das redes sociais, ou seja, informar quem compartilhou as notícias publicadas, quem as comentou e qual o provável interesse das pessoas que reagiram às notícias publicadas.
Ao final do documento deve ser apresentado o ROI, ou seja, o retorno do investimento. A pergunta a ser respondida é: Quanto foi investido na assessoria de imprensa e quanto a empresa obteve de retorno? O retorno pode ser calculado de várias formas. Por isso, é importante que a assessoria de imprensa e o cliente façam uma reunião sobre o tema, na qual a assessoria de imprensa deve apresentar algumas opções de cálculo.
Se a empresa for multinacional, é importante que a assessoria de imprensa elabore também um relatório mensal em inglês. Neste caso, o relatório em inglês é uma versão mais curta do documento em português e é utilizado para prestar contas. Por isso, não precisa ter tantos detalhes. Já o relatório em português, assume, neste caso, a função de registro, com o detalhamento minucioso do trabalho desenvolvido.
Durante todo o processo de confecção do relatório, a assessoria de imprensa deve ser proativa, preparando o documento semana a semana e enviando-o ao cliente antes do fim do mês para que ele possa analisar e sugerir alterações.
A elaboração de um relatório detalhado, conforme sugerido neste artigo, tornará a relação entre cliente e assessoria de imprensa ainda mais produtiva e transparente e também contribuirá diretamente para que as ações do próximo mês sejam realizadas com mais assertividade.
Rodrigo Capella é diretor geral da Ação Estratégica, empresa com ampla experiência em ações de marketing e comunicação para o agronegócio.
E-mail:capella@acaoestrategica.com.br.